WinLine LOHN: E-Mail Versand von Abrechnungsbelegen

 

 

Möchten Sie Ihren Arbeitnehmern die Gehalts- und Lohnabrechnungen bequem und umweltschonend aushändigen?

Dann ist der automatisierte E-Mail Versand von mesonic das Richtige für Sie! Es werden nur wenige Schritte benötigt, um auch bei Ihnen die komfortable und elegante Lösung umzusetzen.


Rechtlich auf der sicheren Seite:

§2f Abs. 1 AVRAG regelt, dass der Arbeitnehmer nunmehr bei Fälligkeit des Entgeltes einen zivilrechtlich einklagbaren Anspruch auf Übermittlung einer schriftlichen, übersichtlichen, nachvollziehbaren und vollständigen Lohnabrechnung der ihm zustehenden Bezüge (Entgelt und Aufwandsentschädigungen) hat. Die Abrechnung kann dem Arbeitnehmer auch auf elektronischem Weg zur Verfügung gestellt werden.

Hierzu der Link zum obigen Gesetzestext: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10008872.

 

Voraussetzungen für den automatisierten E-Mail Versand:

Microsoft Office Outlook: Die E-Mail Adressen der Arbeitnehmer müssen in den Stammdaten hinterlegt sein.

Sollten nicht alle Arbeitnehmer die Zusendung mittels E-Mail wünschen, ist es möglich nur einzelne Arbeitnehmer umzustellen. Hierfür wird einfach im Arbeitnehmerstamm das Feld eMail freigelassen und der Lohnzettel wird wie bisher ausgedruckt.

  

Durch einen Klick auf das jeweilige Bild wird Ihnen eine vergrößerte Ansicht gezeigt.

 

Was ändert sich an meiner Abrechnung?

Schritt-für-Schritt-Erklärung

 

Schritt 1:

Nachdem in der Einzelerfassung alle Lohnarten erfasst wurden, wird die Abrechnung mit "Netto" (oder der Tastenkombination Alt+N) gespeichert.

 

 

 

Schritt 2:

Es folgt die Meldung: "Abrechnung speichern und ausdrucken?"

Eine Kopie des Lohnzettels kann für Ihre Ablage erstellt werden.

 

  

 

Schritt 3:

Im Hintergrund öffnet sich nun das Postausgangsbuch. Über den Menüpunkt CRM/Postausgangsbuch kommt man ebenfalls in nebenstehende Ansicht.

Hier werden alle Abrechnungsbelege für den Weiterversand geparkt.

 

 

 

Mittels Doppelklick auf den gewünschten Datensatz wird das E-Mail geöffnet und ein individueller Text erscheint, dieser kann nach Belieben geändert werden.

Textvariablen, wie Abrechnungsperiode, Dienstnehmer und Anrede werden aus den Stammdaten abgerufen und speziell auf den Dienstnehmer und den Abrechnungsmonat angepasst.

Eine händische Eingabe ist nicht notwendig.

  

 

Schritt 4:

Mit dem Button "Senden" wird das E-Mail samt Anhang an die E-Mail Adresse des Arbeitnehmers versendet.

 

 

 

 

 

Posteingang beim Arbeitnehmer: 

Der Arbeitnehmer findet nun in seinem Posteingang eine E-Mail vom Lohnbüro.

Der Lohnzettel ist als PDF im Anhang gespeichert.

Im Betreff ist ersichtlich, dass es sich um den Abrechnungsbeleg des jeweiligen Monats und Arbeitnehmers handelt. 

Klickt der Arbeitnehmer nun auf den Anhang, öffnet sich nebenstehendes Fenster: Hier muss die Sozialversicherungsnummer, die beim Arbeitnehmer in den Stammdaten unter dem Register SV gespeichert ist, eingetragen werden.

Durch Eingabe des Kennworts öffnet sich der Abrechnungsbeleg (siehe Abbildung unten) und steht nun zur weiteren Verwendung für den Arbeitnehmer zur Verfügung.

 

 

Die Verschlüsselung mittels SV-Nr. dient lediglich als Beispiel.

Es kann jede Variable aus dem Arbeitnehmerstamm als Kennwort verwendet werden.

Natürlich gibt es auch eine Einstellung, um den Lohnzettel ohne Kennwort zu öffnen – frei nach Ihrem Wunsch.